La gestion du cimetière est un sujet important pour les communes. Ce lieu de recueillement est pour les administrés un espace qui doit être accessible et entretenu. Pour ce faire, il incombe aux maires et leurs équipes d’organiser sa gestion tant administrative et technique qu’en pratique, sur le terrain.
Visualiser et localiser précisément les emplacements et les concessions
Aujourd’hui, entre les cartes papier et les logiciels graphiques, il est compliqué de se repérer dans un cimetière. Trouver l’emplacement d’une concession peut devenir un vrai casse-tête, avec des recherches manuelles ou informatiques complexes. Encore plus, si l’information n’est maîtrisée que par une seule personne dans la commune.
Il existe aujourd’hui des solutions qui répondent à ces problématiques. Une indication géographique sur un fonds de plan réel et actualisé permet d’accéder et d’obtenir plus facilement l’information recherchée. Pour simplifier l’accès à cette information, un portail d’accès web à la fois côté mairie (élus et personnel) et à la fois côté famille est indispensable. Il améliore ainsi la communication, notamment lors :
- de travaux à réaliser avec des vues immersives dans le cimetière à 360°,
- de recherches d’un ascendant lors de la période de la Toussaint (portail web grand public),
- de l’organisation des relances de fin de concession, procédures d’abandon, …
Mais cette solution vient correspondre aussi à une demande constante et régulière des habitants.
Une indication géographique sur un fonds de plan réel et actualisé permet d’accéder et d’obtenir plus facilement l’information recherchée
Les mairies qui mettent en place ce service répondent avant tout à une attente forte de leurs habitants.
Symbole du recueillement, le cimetière reste un lieu central dans les communes. Aussi, il doit être régulièrement entretenu et géré. Les habitants accordent une importance particulière à ce que ce lieu soit facilement accessible à tous, ouvert et accueillant. Avoir un jardin du souvenir entretenu, un columbarium sans graffiti, des tombes qui ne s’affaissent pas, obtenir une information sur l’emplacement d’un aïeul, le nombre de places disponibles dans la concession familiale, … , sont autant éléments attendus des habitants.
Aujourd’hui, un portail web ouvert au public avec accès à ces informations clés est un gage de transparence, d’implication et de gestion de ce lieu symbolique. L’accès aux informations pertinentes en temps réel grâce à ce système présente l’assurance d’une réelle simplification de venir, chercher et trouver la tombe d’un parent, d’un ami, … lors d’un moment de recueillement.
Cette réponse si pragmatique et concrète est possible grâce à l’appropriation et l’utilisation d’un outil de gestion simple et efficace par les services administratifs et techniques des communes.
Gérer et administrer quotidiennement les concessions, concessionnaires et ayants-droits.
Par ailleurs, la gestion et l’administration des concessions demandent des ressources pour les collectivités. Selon la taille des communes, la gestion du cimetière relève parfois d’un quart temps endossé par une seule et même personne, ou parfois d’un service dédié.
Les difficultés rencontrées sont alors multiples :
- la numérisation du cimetière au-delà d’un tableau excel ou support papier,
- Le partage de la connaissance de l’information entre le cimetière et les services administratifs,
- La mémoire collective des concessions,
- la mise à jour constante des concessionnaires ; ayants-droits, contacts, contrats, …
- la connaissance et la veille des règles légales dans ce domaine, …
Aussi, l’optimisation de la gestion et de l’administration des concessionnaires et ayants-droits devient un réel enjeu à tout niveau : mettre en place des procédures efficaces d’enregistrement accessibles, un outil à la fois collaboratif, intuitif et complet permettant en un coup d’oeil de mesurer l’état du cimetière, les échéances, les places disponibles, …
Il est donc essentiel pour les collectivités d’optimiser leurs process. Un système visuel et cartographique de code couleurs simples et de symboles interrogeables permet optimiser le temps de gestion quotidienne en systématisant certaines procédures et certains courriers, …
Un outil bien pensé et bien utilisé pour anticiper les dépenses d’investissement et l’optimisation du foncier communal.
Optimiser l’espace et l’état du cimetière.
Combien reste-il de place dans le cimetière ? Comment mémoriser les procédures longues de récupération de concessions à l’abandon ? A-t-on calculé et anticipé les besoins d’emplacement dans les années à venir ?
Bien souvent, ces informations ont besoin d’être calculées, ressaisies, et vérifiées plusieurs fois en raison d’une historisation éparpillée ou peu structurée. Les procédures longues demandent un suivi régulier sur 2 à 3 ans pour être suivi d’effets et permettre la récupération d’emplacements laissés à l’abandon. Cet état a 4 conséquences principales :
- marquer un manque d’entretien du cimetière,
- causer un réel danger en cas d’affaissement,
- optimiser l’occupation de l’espace,
- anticiper les futurs besoins.
Ainsi, un cimetière mieux entretenu par la régularité du suivi à la fois sur le terrain et dans les procédures, permet de connaître à tout moment le nombre de places disponible et d’assurer un lieu de recueillement dans de bonnes conditions.
Un outil de suivi visuel et cartographique consent à une communication plus aisée avec les familles et les administrés mais aussi d’envisager sereinement des travaux de rénovation ou d’extension du cimetière.
En se basant sur toutes ces informations structurées dans l’outil, cette gestion du cimetière en devient facilitée, compréhensible et accessible par tous les acteurs concernés par cette problématique.
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